Kai du ar daugiau žmonių keičiasi žinutėmis, jie įsitraukia į pagrindinį bendravimo procesą. Skamba paprastai, ar ne? Tačiau komunikacijos procesas yra tikrai gana sudėtingas. Jis ne tik turi keletą komponentų, bet ir keletas veiksnių gali teigiamai arba neigiamai paveikti pranešimo aiškumą ir kontekstą.
Svarbu suprasti komunikacijos procesą, kad būtų galima efektyviai bendrauti ir išvengti klaidingo aiškinimo. Šiame straipsnyje apžvelgsime komunikacijos komponentus ir komunikacijos proceso modelį. Tada ištirsime organizacinės komunikacijos metodus ir procesus. Galiausiai aptarsime el. Pašto komunikacijos procesą.
Turinys
Bendravimas yra žodinių ir neverbalinių pranešimų mainų procesas. Ryšį galime nustatyti apibrėždami jo komponentus taip:
Kontekstas yra aplinka, kurioje vyksta bendravimas, apimanti organizaciją, kultūrą ir bendruomenę. Be to, išoriniai dirgikliai, tokie kaip susitikimai, atsitiktiniai pokalbiai, el. Laiškai, atmintinės ir kt., Ir vidiniai stimulai, tokie kaip nuomonės ir emocijos, daro įtaką kontekstui. Tik apsvarsčius visus konteksto aspektus, galima efektyviai bendrauti.
Siuntėjas bendravimui naudoja žodžių, simbolių, grafikų ir paveikslėlių derinį. Kalbėtojas yra koduotojas žodžiu, o rašytojas - rašytinės komunikacijos kodavimo priemonė.
Informacija, kuria keičiasi siuntėjas ir gavėjas, sukuria tyčinį ar netyčinį pranešimą. Kad žinutė būtų suprantama, pranešimo siuntėjas turi atsižvelgti į kontekstą. Be to, pranešime turi būti aiški kalba, pateikiami visi būtini apibrėžimai, pavyzdžiai ar grafika, kad būtų užtikrintas supratimas.
Terpė - kanalas, per kurį siunčiamas pranešimas - gali būti elektroninė, garsinė arba spausdinta. Laikmenos pasirinkimą lemia:
Naudokite žodinę terpę, kai jūsų pranešimas yra skubus, asmeniškas arba kai norima nedelsiant gauti atsiliepimą. Naudokite rašytinę laikmeną, kai ji yra techninė, oficiali ar ją reikia patvirtinti dokumentais.
Komunikacijos klausytojas ar skaitytojas interpretuoja žinią. Imtuvą veikia kontekstas, taip pat išoriniai ir vidiniai dirgikliai. Jei gavėjas turi šališkų nuomonių arba klaidingai supranta, pranešimas gali būti netinkamai gautas. Požiūris ir asmenybė taip pat daro įtaką gavėjui.
Grįžtamasis ryšys yra imtuvo reakcija - jų reakcija į bendravimą. Tyla gali būti grįžtamojo ryšio forma arba gavėjas gali atsakyti žodžiu arba raštu. Atsiliepimai naudojami norint patvirtinti, kad pranešimas buvo suprastas ir ar buvo imtasi reikiamų veiksmų.
Visi komponentai turi veiksmingai veikti kartu, kad komunikacijos procesas būtų baigtas ir perduotų numatytą pranešimą.
Komunikacijos procesas reiškia apsikeitimą informacija (žinute) tarp dviejų ar daugiau žmonių. Kad šis keitimasis būtų sėkmingas, abi šalys turi sugebėti keistis informacija ir suprasti viena kitą. Ryšys nepavyksta, jei dėl kokių nors priežasčių informacijos srautas yra užblokuotas arba jei bandantys bendrauti negali suprasti savęs. Norėdami suvokti, kas yra komunikacija - jos tikslas ir vertė -, turime suprasti komunikacijos proceso modelį.
1 žingsnis Prieš pradėdami bendrauti ar pradėdami perduoti pranešimą, nusistatykite savo tikslus.
2 žingsnis Nurodykite savo komunikacijos imtuvus (tikslinę auditoriją).
3 žingsnis Pasirinkite bendravimo būdą.
4 žingsnis Apsvarstykite savo imtuvą (-us).
5 žingsnis Suderinkite savo ryšį su gautais atsiliepimais.
Ryšio procesą gali paveikti tai, kaip informacija perduodama, gaunama ir aiškinama dviem būdais:
Komunikacijos proceso modelis padeda mums apibrėžti, kas dalyvauja komunikacijoje ir kas turi įvykti. Tai yra pagrindas, kuriuo remdamiesi galime sukurti sėkmingą asmeninę ir organizacinę komunikaciją.
Nors egzistuoja daugybė organizacinės komunikacijos apibrėžimų, mūsų tikslais organizacinę komunikaciją apibrėžsime kaip pranešimų siuntimą ir gavimą tam tikroje aplinkoje ar aplinkoje (organizacijoje), kad būtų pasiekti bendri, individualūs, tarpusavyje susijusių žmonių tikslai.
Organizacinio bendravimo procesas apima pranešimų siuntimą ir gavimą raštu (neverbaliniu būdu) arba asmeniškai (žodžiu). Didžioji organizacinės komunikacijos dalis yra informacijos perdavimas. Tačiau sudėtingesniam bendravimui, pavyzdžiui, konfliktų sprendimui, reikia sugebėjimo apdoroti prasmę ir derėtis naudojantis organizacijos taisyklėmis.
Nesvarbu, ar komunikacija laikoma paprasta, ar sudėtingesne, kad supratimas įvyktų, pranešimas turi būti aiškus, glaustas ir vengti politinės ar kultūrinės atskirties kalbos. Organizacijos turi modeliuoti efektyvius bendravimo įgūdžius:
Organizacinė komunikacija priklauso nuo konteksto ir kultūros, nes žmonės perduoda pranešimus ir informaciją raštu, elektroniniu būdu ir tiesiogiai. Organizacijos pobūdis ir funkcija (kontekstas) daro įtaką komunikacijai. Be to, kiekviena organizacija turi savo unikalią kultūrą. Kad komunikacija būtų sėkminga organizacijos viduje, tiek kontekstas, tiek kultūra turi sutapti ir veikti kartu.
Organizacinė komunikacija užmezga ryšius su organizacijos nariais ir išorine visuomene. Organizacijos sėkmė priklauso nuo jos narių sugebėjimo efektyviai bendrauti. Norint sėkmingai bendrauti organizacijoje, darbuotojams reikia sugebėjimo viešai pristatyti, išklausyti ir bendrauti. Sėkminga organizacija organizuos mokymus, kad užtikrintų savo darbuotojų sėkmę.
Organizacinė komunikacija naudinga organizacijoms keliais būdais:
Plėtojant ir tobulinant darbuotojų bendravimą svarbu suprasti organizacinės komunikacijos metodus ir procesus. Kiekviena organizacija turi apibrėžti savo požiūrį į efektyvią komunikaciją, apibrėždama procesus, kuriuos jos įgyvendins stiprindamos vidinę ir išorinę komunikaciją.
Organizacijos turi turėti kompetentingus komunikatorius sėkmingoms kasdienėms operacijoms. Visi įmonės komunikacijos aspektai, pradedant įmonės tinklalapiu, naudojant darbuotojų vadovą ir baigiant pokalbį, turi veikti kartu, kad būtų pranešta apie organizacijos ketinimus, kultūrą ir įsipareigojimus tiek vidiniam, tiek išoriniam personalui.
El. Paštas yra pasirinkimas, kurį daugelis priima kaip terpę perduoti pranešimą. Nors ja naudotis greitai ir gana lengva, reikia įsitikinti, kad supranta el. Pašto komunikacijos procesą ir tikslą, kad ja efektyviai galėtų naudotis.
Yra penki el. Pašto komunikacijos komponentai:
# 1 Siuntėjas
Norint sėkmingai susisiekti el. Paštu, siuntėjui (dar vadinamam šaltiniu arba komunikatoriumi) reikia užkoduoti pranešimą grafikų, simbolių, žodžių ir paveikslėlių deriniu, kad būtų galima gauti norimą atsakymą.
# 2 Imtuvas
Gavėjas (vertėjas) supranta siuntėjo el. Laišką, jį iššifruodamas ir interpretuodamas.
3 žinutė
El. Laiškas ar turinys yra informacija, kurią siuntėjas nori perduoti gavėjui.
# 4 Vidutinis
Terpė, dar vadinama kanalu, yra priemonė, kurią pasirenka perduoti pranešimą. Su el. Paštu terpė yra kompiuteris ar mobilusis telefonas.
# 5 atsiliepimai
Kai el. Laiškas sėkmingai perduotas, gautas ir suprastas, bet koks atsakymas, nurodantis gavėjo supratimą - žodinis ar rašytinis - laikomas grįžtamu ryšiu. Atsiliepimai padeda mums nustatyti, ar mes pasiekėme savo tikslą.
El. Paštas leidžia lengvai susisiekti su kitais bet kuriuo metu ir bet kurioje vietoje, ypač atsiradus išmaniajam telefonui. Be to, gavėjas turi galimybę nedelsdamas atsakyti. Tačiau kartu su šio komunikacijos metodo pranašumais kyla ir keletas problemų. Turime atsiminti, kad el. Paštas yra komunikacijos priemonė ir neleisti jam paskatinti mūsų veiksmų, o naudoti jį mūsų komunikacijos tikslams pasiekti. Padaryti tai:
Žmonės tikisi, kad bendravimas el. Paštu bus tiesioginis ir esminis. Pirmosios kelios eilutės turėtų parodyti jūsų el. Laiško ketinimus ir pranešti gavėjui, jei prireiks atsakymo, nes daugelis sistemų leidžia gavėjui perskaityti el. Laiško pradžią prieš jį atidarant.
Ryšys el. Paštu vaidina svarbų vaidmenį kasdieniniame darbiniame gyvenime, praturtindamas ir palengvindamas verslą, turėdamas galimybę keistis informacija, nepriklausomai nuo vietos ir laiko. Tačiau darbuotojai dažnai skundžiasi dėl gautų laiškų, dėl kurių jie turi imtis veiksmų, gausos. Be to, galimybė bet kuriuo metu naudoti el. Paštą reiškia, kad darbuotojai dažnai būna pertraukiami nuo darbo, nutraukdami organizacinius el. Laiškus. Darbuotojams reikalinga asmeninė kontrolė, kad būtų išvengta streso, susijusio su darbu, ir tai reiškia, kad darbuotojas gali priimti ir atsakyti į el. Laiškus, jei reikia.
Komunikacija yra žodinių ir neverbalinių pranešimų perdavimo ir priėmimo procesas. Kadangi efektyvus bendravimas yra dialogas, o ne monologas, jis veiksmingas tik tuo atveju, jei jis priima norimą atsakymą iš gavėjo. Norint būti sėkmingu komunikatoriumi, reikia tinkamai perduoti informaciją, mintis ir jausmus tam, kad motyvuotų, išmokytų ir informuotų kitus. Reikia pasirinkti geriausią laikmeną, žinoti savo gavėją ir naudoti grįžtamąjį ryšį, norint stebėti komunikacijos efektyvumą ir atitinkamai jį modifikuoti. Šiame straipsnyje pateiktos informacijos ir priemonių naudojimas gali padėti suprasti ir naudoti komunikacijos procesą, kad jis būtų efektyvus komunikatorius.