Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Kas yra komunikacijos proceso žingsniai ir modelis?



Sužinokite Savo Angelo Skaičių

What is Communication Process Steps & Model

Kai du ar daugiau žmonių keičiasi žinutėmis, jie įsitraukia į pagrindinį bendravimo procesą. Skamba paprastai, ar ne? Tačiau komunikacijos procesas yra tikrai gana sudėtingas. Jis ne tik turi keletą komponentų, bet ir keletas veiksnių gali teigiamai arba neigiamai paveikti pranešimo aiškumą ir kontekstą.

Svarbu suprasti komunikacijos procesą, kad būtų galima efektyviai bendrauti ir išvengti klaidingo aiškinimo. Šiame straipsnyje apžvelgsime komunikacijos komponentus ir komunikacijos proceso modelį. Tada ištirsime organizacinės komunikacijos metodus ir procesus. Galiausiai aptarsime el. Pašto komunikacijos procesą.

Turinys


  • 1 Komunikacijos komponentai
    • 1.1 Kontekstas
    • 1.2 Siuntėjas / kodavimo įrenginys
    • 1.3 Žinutė
    • 1.4 Vidutinis
    • 1.5 imtuvas (dekoderis)
    • 1.6 Atsiliepimai
  • 2 Ryšio proceso modelis
    • 2.1 Penki pagrindiniai komunikacijos proceso modelio žingsniai
  • 3 Organizacinės komunikacijos metodai ir procesai
    • 3.1. El. Pašto komunikacijos procesas
    • 3.2. El. Pašto adresas turi būti trumpas
  • 4. Išvada
    • 4.1 Susijusios žinutės

Komunikacijos komponentai

Bendravimas yra žodinių ir neverbalinių pranešimų mainų procesas. Ryšį galime nustatyti apibrėždami jo komponentus taip:

Kontekstas

Kontekstas yra aplinka, kurioje vyksta bendravimas, apimanti organizaciją, kultūrą ir bendruomenę. Be to, išoriniai dirgikliai, tokie kaip susitikimai, atsitiktiniai pokalbiai, el. Laiškai, atmintinės ir kt., Ir vidiniai stimulai, tokie kaip nuomonės ir emocijos, daro įtaką kontekstui. Tik apsvarsčius visus konteksto aspektus, galima efektyviai bendrauti.

Siuntėjas / kodavimo įrenginys

Siuntėjas bendravimui naudoja žodžių, simbolių, grafikų ir paveikslėlių derinį. Kalbėtojas yra koduotojas žodžiu, o rašytojas - rašytinės komunikacijos kodavimo priemonė.

Žinutė

Informacija, kuria keičiasi siuntėjas ir gavėjas, sukuria tyčinį ar netyčinį pranešimą. Kad žinutė būtų suprantama, pranešimo siuntėjas turi atsižvelgti į kontekstą. Be to, pranešime turi būti aiški kalba, pateikiami visi būtini apibrėžimai, pavyzdžiai ar grafika, kad būtų užtikrintas supratimas.

Vidutinis

Terpė - kanalas, per kurį siunčiamas pranešimas - gali būti elektroninė, garsinė arba spausdinta. Laikmenos pasirinkimą lemia:

  • Siuntėjo ir gavėjo santykiai
  • Pranešimo pobūdis

Naudokite žodinę terpę, kai jūsų pranešimas yra skubus, asmeniškas arba kai norima nedelsiant gauti atsiliepimą. Naudokite rašytinę laikmeną, kai ji yra techninė, oficiali ar ją reikia patvirtinti dokumentais.


Imtuvas (dekoderis)

Komunikacijos klausytojas ar skaitytojas interpretuoja žinią. Imtuvą veikia kontekstas, taip pat išoriniai ir vidiniai dirgikliai. Jei gavėjas turi šališkų nuomonių arba klaidingai supranta, pranešimas gali būti netinkamai gautas. Požiūris ir asmenybė taip pat daro įtaką gavėjui.

Atsiliepimas

Grįžtamasis ryšys yra imtuvo reakcija - jų reakcija į bendravimą. Tyla gali būti grįžtamojo ryšio forma arba gavėjas gali atsakyti žodžiu arba raštu. Atsiliepimai naudojami norint patvirtinti, kad pranešimas buvo suprastas ir ar buvo imtasi reikiamų veiksmų.

Visi komponentai turi veiksmingai veikti kartu, kad komunikacijos procesas būtų baigtas ir perduotų numatytą pranešimą.

Ryšio proceso modelis

Communication Process Model

Komunikacijos procesas reiškia apsikeitimą informacija (žinute) tarp dviejų ar daugiau žmonių. Kad šis keitimasis būtų sėkmingas, abi šalys turi sugebėti keistis informacija ir suprasti viena kitą. Ryšys nepavyksta, jei dėl kokių nors priežasčių informacijos srautas yra užblokuotas arba jei bandantys bendrauti negali suprasti savęs. Norėdami suvokti, kas yra komunikacija - jos tikslas ir vertė -, turime suprasti komunikacijos proceso modelį.

Penki pagrindiniai komunikacijos proceso modelio žingsniai

1 žingsnis Prieš pradėdami bendrauti ar pradėdami perduoti pranešimą, nusistatykite savo tikslus.

  • Kas yra (yra) tikslas (-ai)?
  • Kokių veiksmų norite, kad pranešimą gavęs asmuo imtųsi supratęs pranešimą?
  • Kodėl svarbi žinia?

2 žingsnis Nurodykite savo komunikacijos imtuvus (tikslinę auditoriją).

  • Tai leidžia pritaikyti jūsų pranešimą optimaliam supratimui.
  • Leidžia nukreipti tuos, kurie tinka jūsų žinutei gauti.

3 žingsnis Pasirinkite bendravimo būdą.


  • Remkitės tuo, ką bandote pasiekti.
  • Apsvarstykite imtuvo (-ų) įgūdžių lygį.
  • Pasirinkite tinkamą formą, ty telefoną, el. Laišką, „power point“ pristatymą ir kt.

4 žingsnis Apsvarstykite savo imtuvą (-us).

  • Jūsų imtuvo (-ų) kompetencijos ir supratimo lygis.
  • Kaip jie geriausiai mokosi ir gauna informaciją, t.y. vizualiai, žodžiu ir pan.
  • Derinkite komunikacijos metodus, kad patenkintumėte visų imtuvų poreikius, t. Y. Dalomoji medžiaga su žodiniais paaiškinimais.

5 žingsnis Suderinkite savo ryšį su gautais atsiliepimais.

  • Ieškokite sutarimo supratimo
  • Gavę atsiliepimą, pakeiskite savo pranešimą, komunikacijos tipą, stilių, toną ir t. T.

Ryšio procesą gali paveikti tai, kaip informacija perduodama, gaunama ir aiškinama dviem būdais:

  • Triukšmas . Bet kokie trukdžiai, darantys įtaką siunčiamam, gaunamam ar suprantamam pranešimui.
  • Fiziologinis triukšmas. Atsiribojimas, atsirandantis dėl to, kaip mąstome ir jaučiamės, t. Y. Nuovargis, galvos skausmai, alkis ar kiti veiksniai.
  • Fizinis triukšmas . Aplinkos trikdžiai, tokie kaip kitų skleidžiamas triukšmas, minios, aukšta ar žema temperatūra ir ryškus ar silpnas apšvietimas.
  • Psichologinis triukšmas . Žmogaus jausmas ir asmenybė daro įtaką efektyviam bendravimui ir aiškinimui, t. Y. Gynybiniams jausmams, susirūpinimui ar išankstiniam nusistatymui.
  • Semantinis triukšmas . Kad bendravimas vyktų, žodžiai turi būti suprantami abipusiai. Techninė kalba ar žargonas gali sukelti painiavą.
  • Kontekstas . Komunikacijos aplinka ir padėtis - fizinė, kultūrinė ar socialinė - gali turėti įtakos sėkmingam keitimuisi informacija.

Komunikacijos proceso modelis padeda mums apibrėžti, kas dalyvauja komunikacijoje ir kas turi įvykti. Tai yra pagrindas, kuriuo remdamiesi galime sukurti sėkmingą asmeninę ir organizacinę komunikaciją.


Organizacinės komunikacijos metodai ir procesai

Organizational Communication Approaches and Processes

Nors egzistuoja daugybė organizacinės komunikacijos apibrėžimų, mūsų tikslais organizacinę komunikaciją apibrėžsime kaip pranešimų siuntimą ir gavimą tam tikroje aplinkoje ar aplinkoje (organizacijoje), kad būtų pasiekti bendri, individualūs, tarpusavyje susijusių žmonių tikslai.

Organizacinio bendravimo procesas apima pranešimų siuntimą ir gavimą raštu (neverbaliniu būdu) arba asmeniškai (žodžiu). Didžioji organizacinės komunikacijos dalis yra informacijos perdavimas. Tačiau sudėtingesniam bendravimui, pavyzdžiui, konfliktų sprendimui, reikia sugebėjimo apdoroti prasmę ir derėtis naudojantis organizacijos taisyklėmis.

Nesvarbu, ar komunikacija laikoma paprasta, ar sudėtingesne, kad supratimas įvyktų, pranešimas turi būti aiškus, glaustas ir vengti politinės ar kultūrinės atskirties kalbos. Organizacijos turi modeliuoti efektyvius bendravimo įgūdžius:

  • Pokalbis
  • Pozityvių darbo santykių kūrimas
  • Veiklos įvertinimai
  • Konfliktų sprendimas
  • Sprendimų priėmimas
  • Streso valdymas
  • Organizacinė socializacija
  • Individualūs ir grupiniai pristatymai
  • Bendravimas su išorine visuomene

Organizacinė komunikacija priklauso nuo konteksto ir kultūros, nes žmonės perduoda pranešimus ir informaciją raštu, elektroniniu būdu ir tiesiogiai. Organizacijos pobūdis ir funkcija (kontekstas) daro įtaką komunikacijai. Be to, kiekviena organizacija turi savo unikalią kultūrą. Kad komunikacija būtų sėkminga organizacijos viduje, tiek kontekstas, tiek kultūra turi sutapti ir veikti kartu.

Organizacinė komunikacija užmezga ryšius su organizacijos nariais ir išorine visuomene. Organizacijos sėkmė priklauso nuo jos narių sugebėjimo efektyviai bendrauti. Norint sėkmingai bendrauti organizacijoje, darbuotojams reikia sugebėjimo viešai pristatyti, išklausyti ir bendrauti. Sėkminga organizacija organizuos mokymus, kad užtikrintų savo darbuotojų sėkmę.

Organizacinė komunikacija naudinga organizacijoms keliais būdais:

  • Personalo įtraukimas į pokyčius
  • Procedūrų, politikos ir reguliavimo užduočių, palaikančių nuolatines, kasdienes operacijas, atlikimas
  • Atlikti užduotis, susijusias su konkrečiais pardavimų, paslaugų ir gamybos vaidmenimis ir atsakomybe
  • Plėtoti sėkmingo bendravimo santykius, atsižvelgiant į pasitenkinimą darbu, moralę ir individualias nuostatas
  • Valdymo operacijų planavimas, koordinavimas ir kontrolė

Plėtojant ir tobulinant darbuotojų bendravimą svarbu suprasti organizacinės komunikacijos metodus ir procesus. Kiekviena organizacija turi apibrėžti savo požiūrį į efektyvią komunikaciją, apibrėždama procesus, kuriuos jos įgyvendins stiprindamos vidinę ir išorinę komunikaciją.

Organizacijos turi turėti kompetentingus komunikatorius sėkmingoms kasdienėms operacijoms. Visi įmonės komunikacijos aspektai, pradedant įmonės tinklalapiu, naudojant darbuotojų vadovą ir baigiant pokalbį, turi veikti kartu, kad būtų pranešta apie organizacijos ketinimus, kultūrą ir įsipareigojimus tiek vidiniam, tiek išoriniam personalui.

El. Pašto komunikacijos procesas

El. Paštas yra pasirinkimas, kurį daugelis priima kaip terpę perduoti pranešimą. Nors ja naudotis greitai ir gana lengva, reikia įsitikinti, kad supranta el. Pašto komunikacijos procesą ir tikslą, kad ja efektyviai galėtų naudotis.

Yra penki el. Pašto komunikacijos komponentai:

# 1 Siuntėjas

Norint sėkmingai susisiekti el. Paštu, siuntėjui (dar vadinamam šaltiniu arba komunikatoriumi) reikia užkoduoti pranešimą grafikų, simbolių, žodžių ir paveikslėlių deriniu, kad būtų galima gauti norimą atsakymą.

# 2 Imtuvas

Gavėjas (vertėjas) supranta siuntėjo el. Laišką, jį iššifruodamas ir interpretuodamas.

3 žinutė

El. Laiškas ar turinys yra informacija, kurią siuntėjas nori perduoti gavėjui.

# 4 Vidutinis

Terpė, dar vadinama kanalu, yra priemonė, kurią pasirenka perduoti pranešimą. Su el. Paštu terpė yra kompiuteris ar mobilusis telefonas.

# 5 atsiliepimai

Kai el. Laiškas sėkmingai perduotas, gautas ir suprastas, bet koks atsakymas, nurodantis gavėjo supratimą - žodinis ar rašytinis - laikomas grįžtamu ryšiu. Atsiliepimai padeda mums nustatyti, ar mes pasiekėme savo tikslą.

El. Paštas leidžia lengvai susisiekti su kitais bet kuriuo metu ir bet kurioje vietoje, ypač atsiradus išmaniajam telefonui. Be to, gavėjas turi galimybę nedelsdamas atsakyti. Tačiau kartu su šio komunikacijos metodo pranašumais kyla ir keletas problemų. Turime atsiminti, kad el. Paštas yra komunikacijos priemonė ir neleisti jam paskatinti mūsų veiksmų, o naudoti jį mūsų komunikacijos tikslams pasiekti. Padaryti tai:

Laikykite savo el. Pašto adresą glaustą

Žmonės tikisi, kad bendravimas el. Paštu bus tiesioginis ir esminis. Pirmosios kelios eilutės turėtų parodyti jūsų el. Laiško ketinimus ir pranešti gavėjui, jei prireiks atsakymo, nes daugelis sistemų leidžia gavėjui perskaityti el. Laiško pradžią prieš jį atidarant.

  • Būkite profesionalūs. Nesvarbu, kam adresuotas jūsų el. Paštas - jūsų viršininkui, nuomos vadybininkui ar bendradarbiui - jūsų turinys ir sudėtis turėtų būti profesionalūs. Nenaudokite teksto teksto kalbų, veidukų, painiojamų šriftų ar paveikslėlių, kurie nėra pokalbio dalis. Tai padarius turinį bus mažiau tikėtina, kad jis bus skaitomas ir vertinamas rimtai.
  • Būk mandagus. Niekada nepradėkite el. Laiško naudodamiesi komanda, o naudokite sveikinimą, pvz., „Sveiki“ ir gavėjo vardą. Venkite naudoti didžiąsias raides ar šauktukus, nes jie reiškia šaukimą. Uždarykite savo el. Laišką su „Ačiū“, nurodydami savo vardą.
  • Neleisk, kad el. Paštas pakeistų tiesioginį bendravimą. Kai kurie pokalbiai geriau veikia asmeniškai. Nenaudokite el. Pašto, kad išvengtumėte tiesioginio bendravimo. Jei el. Paštas nėra geriausias pasirinkimas bendravimui, rinkitės alternatyvų būdą. Kad el. Paštas būtų veiksmingas, jis turi būti aiškus, glaustas ir suprantamas. Šis el. Pašto komunikacijos procesas padeda užtikrinti, kad jūsų el. Paštas yra veiksminga komunikacijos priemonė.
  • Apibrėžkite savo el. Pašto paskirtį. Tai padės jums nuspręsti, ar net neturėtumėte nerimauti, kad nusiųstumėte pranešimą. Įsitikinkite, kad jūsų tikslas yra aiškiai nurodytas pirmoje pastraipoje.
  • Nuspręskite, kokių veiksmų norite imtis el. Laiško gavėjams
  • Atlikite užduotį, y., paskambinti kam nors arba užsisakyti ką nors.
  • Atsakykite pateikdami prašomą informaciją.
  • Perskaitykite el. Laišką, atsakymo nereikia.
  • Nuspręskite, ar jums reikia palaikomosios informacijos. Identifikuokite ir pridėkite visus pagalbinius dokumentus ar informaciją.
  • Norėdami apibendrinti savo žinutės ketinimus, naudokite temą Eilutė. Surašę el. Laišką, užpildykite temos eilutę. Įsitikinkite, kad jūsų pranešimo turinys yra apibendrintas, nes tai skatina gavėją atidaryti jūsų pranešimą ir atsakyti į jį.

Ryšys el. Paštu vaidina svarbų vaidmenį kasdieniniame darbiniame gyvenime, praturtindamas ir palengvindamas verslą, turėdamas galimybę keistis informacija, nepriklausomai nuo vietos ir laiko. Tačiau darbuotojai dažnai skundžiasi dėl gautų laiškų, dėl kurių jie turi imtis veiksmų, gausos. Be to, galimybė bet kuriuo metu naudoti el. Paštą reiškia, kad darbuotojai dažnai būna pertraukiami nuo darbo, nutraukdami organizacinius el. Laiškus. Darbuotojams reikalinga asmeninė kontrolė, kad būtų išvengta streso, susijusio su darbu, ir tai reiškia, kad darbuotojas gali priimti ir atsakyti į el. Laiškus, jei reikia.

Išvada

Komunikacija yra žodinių ir neverbalinių pranešimų perdavimo ir priėmimo procesas. Kadangi efektyvus bendravimas yra dialogas, o ne monologas, jis veiksmingas tik tuo atveju, jei jis priima norimą atsakymą iš gavėjo. Norint būti sėkmingu komunikatoriumi, reikia tinkamai perduoti informaciją, mintis ir jausmus tam, kad motyvuotų, išmokytų ir informuotų kitus. Reikia pasirinkti geriausią laikmeną, žinoti savo gavėją ir naudoti grįžtamąjį ryšį, norint stebėti komunikacijos efektyvumą ir atitinkamai jį modifikuoti. Šiame straipsnyje pateiktos informacijos ir priemonių naudojimas gali padėti suprasti ir naudoti komunikacijos procesą, kad jis būtų efektyvus komunikatorius.